Beschwerdemanagement-Software · in Vorbereitung Jede Beschwerde an ihrem Platz.
Für Betriebe und Selbstständige, nicht für Privatkunden (§ 14 BGB).
Beschwerden kommen per Mail, Telefon, Zettel oder am Schalter, und zu oft weiß danach niemand, wer zuständig war und ob geantwortet wurde. Die geplante Beschwerde-Software sammelt sie an einem Ort: mit Vorgangsnummer, Zuständigkeit, Frist und Antwort. Ihr Haus bearbeitet und entscheidet, die Software hält Ordnung.
Die Software ist in Vorbereitung. Die Vorführung zeigt Abläufe und Ansichten mit erfundenen Daten; Anmeldung, Berechtigungen, E-Mail-Erinnerung und das Formular für Ihre Website stehen für den produktiven Einsatz noch aus und werden gesondert umgesetzt und geprüft. Welche Funktionen geschuldet sind, steht in der Leistungsbeschreibung zum Angebot.
Die Vorführung verarbeitet Eingaben lokal im Browser; bitte nur erfundene Angaben verwenden. Dauer und Löschwege werden dort erläutert. Impressum · Datenschutz
- Vorgangsnummer und Verlauf
- Fristen, die Ihr Haus festlegt
- Betrieb auf Ihrem Server möglich
Annehmen, zuordnen, antworten. Und daraus lernen.
Für Kundenbeschwerden ist der Ablauf an den Leitfaden DIN ISO 10002 angelehnt: Eingang bestätigen, zuständig machen, bearbeiten, antworten, abschließen und auswerten. Beschwerden von Beschäftigten laufen davon getrennt; die Norm gilt für sie nicht. Wie Ihr Haus das im Einzelnen regelt, stellen Sie selbst ein.
Ein Eingang für alles
Ein Formular, das auf Ihrer Website oder über einen QR-Code im Laden oder am Einsatzfahrzeug erreichbar gemacht wird. Beschwerden per Telefon oder Mail trägt Ihr Team mit wenigen Feldern nach.
Zuständig und nachvollziehbar
Jeder Vorgang hat eine Nummer, eine zuständige Person und einen Verlauf: wer wann was getan hat.
Fristen mit Erinnerung
Ihr Haus legt fest, bis wann bestätigt und geantwortet wird. Die Software zeigt, was fällig wird; Erinnerungen per E-Mail werden im Einsatz eingerichtet.
Textvorlagen
Eigene Bausteine für Bestätigung und Antwort. Jede Antwort wird vor dem Versand von Ihrem Team gelesen und angepasst.
Auswertung
Worüber wird sich beschwert, wie lange dauert die Bearbeitung, werden Fristen eingehalten: vorgesehen nach Kategorie und Monat für das Haus oder ein Team. Einzelvorgänge und Verläufe können personenbezogene und besonders geschützte Angaben enthalten.
Beschwerden von Beschäftigten
Vorgesehen ist ein getrennter Bereich für Beschwerden nach § 13 AGG mit Zugriff nur für die von Ihrem Haus benannten Personen; Anmeldung und Zugriffssicherung werden vor dem produktiven Einsatz umgesetzt und geprüft.
Vor dem Einsatz legt Ihr Haus Rechtsgrundlagen, berechtigte Zugriffe, Information der Betroffenen und Löschfristen fest; gegebenenfalls ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Das gilt auch auf Ihrem eigenen Server. Erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge werden vor dem Zugriff geschlossen.
Wo Menschen Kunden sind, gibt es Beschwerden.
Kategorien, Fristen und Zuständigkeiten richten sich nach Ihrem Haus. Einige Beispiele:
Handwerk und Kundendienst
Reklamationen zu Termin, Ausführung oder Rechnung, getrennt nach Team und Auftrag.
Handel und Gastronomie
Reklamationen und Hinweise aus mehreren Filialen an einem Ort.
Pflege und Gesundheit
Anliegen von Angehörigen und Bewohnern. Weil dabei oft Gesundheitsdaten anfallen: auf Anfrage und nur im Betrieb auf Ihrem eigenen Server.
Handwerk und Dienstleistung
Reklamationen vom Auftrag bis zur Erledigung, mit Verlauf.
Wohnungswirtschaft
Mieteranliegen und Mängelmeldungen, nachvollziehbar je Objekt.
Jeder Arbeitgeber
Nach § 13 AGG gibt es in jedem Betrieb eine zuständige Stelle für Beschwerden von Beschäftigten; das sind Menschen in Ihrem Haus. Die Software gibt ihr einen eigenen, abgegrenzten Bereich. Die Benennung und die Bekanntmachung im Betrieb (§ 12 Abs. 5 AGG) ersetzt sie nicht.
Erst festlegen, dann freischalten.
Sie bringen Ihre Abläufe mit, ich richte die Software ein. Was Ihr Haus regeln muss, regeln Sie vor dem Start, nicht nebenher.
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Betrieb
Wo die Daten liegen
Auf Ihrem eigenen Server oder Hosting. Der Betrieb bei Codefaden auf einem Server in der EU mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist in Vorbereitung.
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Regeln
Ihr Haus legt fest
Kategorien, Zuständigkeiten, Fristen, Textvorlagen, Löschfristen und den Datenschutzhinweis für das Formular.
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Abnahme
Prüfen vor dem Start
Ihr Haus prüft die Einstellungen und gibt sie frei. Erst dann geht das Formular online.
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Alltag
Bearbeiten und auswerten
Ihr Team bearbeitet die Vorgänge, die Leitung sieht die Auswertung.
Ein fester Monatspreis. Je Betrieb, nicht je Beschwerde.
Schreiben Sie mir, wie viele Standorte und Bearbeitende Sie haben und wo die Daten liegen sollen.
| Leistung | Einmalig | Laufend |
|---|---|---|
| EinrichtungIhr Design, ein Formular, bis zehn Kategorien, Zuständigkeiten, Fristen und bis zehn Textvorlagen nach Ihren Vorgaben | 690 € | – |
| Betrieb bei CodefadenServer in der EU, Sicherung, Updates, bis 5 Bearbeitende; Vertrag zur Auftragsverarbeitung. In Vorbereitung, Vormerkung möglich | – | 59 €/Monat |
| Weitere Bearbeitendeje Person mit eigenem Zugang | – | 7 €/Monat |
| Betrieb auf Ihrem ServerInstallation bei Ihnen oder Ihrem Hoster; Pflegevertrag mit Updates | ab 990 € | ab 99 €/Monat |
Alle Preise netto und als Orientierung. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechne ich keine Umsatzsteuer. Das verbindliche Angebot kommt schriftlich, bevor etwas beginnt. Alle Preise im Überblick
Nur für Unternehmer (§ 14 BGB), Preise netto. Leistungsumfang und Preise stehen vor Auftrag im Angebot in Textform, etwa per E-Mail. Monatstarife sind mit einem Monat Frist zum Monatsende kündbar, Ladenbote jederzeit zum Monatsende. Es gelten die AGB.
Was soll einfacher werden?
Zwei Sätze zu Ihrem Betrieb und Ihrem Anliegen genügen. Ich antworte in der Regel am nächsten Werktag, und dann sprechen wir 15 Minuten unverbindlich darüber, am Bildschirm oder bei Ihnen vor Ort.
Najim Belhaj · Codefaden · Oberhausen · bundesweit remotekontakt@codefaden.de+49 176 45709246 · auch WhatsAppFür Betriebe und Selbstständige (§ 14 BGB).